Prendre
conscience de l'utilité des outils de travail collaboratif, les
choisir et les installer dans votre entreprise est une chose, faire
changer les habitudes de travail de vos collaborateurs (et d'abord les
vôtres) en est une autre. On perçoit bien l'intérêt immédiat de se
rendre sur un site collaboratif quand on cherche de l'information, on
le sent moins quand il s'agit d'y aller pour publier ce qu'on produit,
car cela introduit une rupture dans le rythme de travail, difficile à
intégrer dans les habitudes : ouvrir un navigateur Web, accéder au
site, se connecter, cliquer sur le bon lien, ouvrir l'éditeur, attacher
un document, mettre des mots-clés, publier, notifier… stop !
Un début de solution consiste à introduire ces opérations dans les étapes-clés de nos processus de travail actuels, en particulier la sauvegarde d'un document et l'envoi d'e-mails. Word 2007 permet déjà de publier un document dans Sharepoint, un blog, ou même l'excellent Drupal. Les outils blueKiwi et Jive SBS (entre autres) vous permettent de publier des notes en envoyant un e-mail, et MindUp transforme les échanges d'e-mails en forum structuré. Mais ces fonctionnalités sont encore imparfaites et surtout elles ne font que retarder le changement de mode de travail.
Une autre voie consiste à commencer par une application basique nativement collaborative, à effet positif immédiat. Par exemple, dans une équipe, vous pouvez remplacer tout le travail sur MS Office par les équivalents Google Docs ou Zoho. Les collaborateurs voient immédiatement les avantages (tout le monde travaille sur le même document, on ne se renvoie pas d'e-mail à chaque version, on sait toujours où on en est, les commentaires sont en un seul endroit, on peut même travailler offline), et l'adoption est rapide. Bien plus, la contagion peut s'étendre à d'autres outils tels que le calendrier partagé, comme l'atteste ce témoignage.
Le but est en fait qu'il n'y ait plus de frontière mentale entre l'ordinateur et l'espace collaboratif, que le travail produit, reçu, commenté, modifié soit perçu « dans le même lieu », à la fois personnel et collectif. On en est encore loin. Pour l'adoption plus massive des outils du Web 2.0 et le changement de culture, il faudra bien sûr d'autres approches, mais les esprits seront déjà préparés.
